Praxis-Software anzuschaffen heißt, einem Anbieter Patientendaten anzuvertrauen. Genau deshalb solltest du vor der Unterschrift zehn Punkte prüfen. Diese Checkliste kannst du bei jedem Anbieter direkt abfragen, seriöse beantworten alle zehn ohne Zögern.
Die 10-Punkte-Checkliste
1. Wo stehen die Server?
Deutschland oder EU ist die sichere Antwort. „Weltweit verteilt" oder „USA" bedeutet zusätzliche rechtliche Baustellen bei Gesundheitsdaten.
2. Gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag darfst du den Dienst für Patientendaten schlicht nicht nutzen. Ideal: Der AVV wird direkt beim Onboarding digital geschlossen, nicht auf Anfrage per PDF.
3. Sind die Daten verschlüsselt?
Transportverschlüsselung (TLS) ist Pflicht, Verschlüsselung der gespeicherten Daten der Standard, den du erwarten solltest.
4. Sind Mandanten sauber getrennt?
Frage nach mandantenweiser Datentrennung (Stichwort Row-Level-Security): Kann technisch ausgeschlossen werden, dass eine andere Praxis deine Daten sieht?
5. Wer sieht Gesundheitsdaten?
Check-ins, Schmerzverläufe und Nachrichten sind besondere Datenkategorien nach Art. 9 DSGVO. Der Anbieter sollte erklären können, wie der Zugriff geregelt ist, auch intern.
6. Was passiert mit den Daten bei KI-Funktionen?
KI ist super, solange klar ist: Wo wird verarbeitet (EU?), werden Daten zum Training genutzt (hoffentlich nein) und entscheidet am Ende ein Mensch (muss so sein).
7. Kannst du Daten exportieren und löschen?
Deine Patienten haben Rechte auf Auskunft und Löschung. Der Anbieter muss dir ermöglichen, beides umzusetzen, und beim Vertragsende deine Daten herauszugeben.
8. Welche Subunternehmer sind im Spiel?
Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung: Ein transparenter Anbieter listet seine Subprozessoren offen in der Datenschutzerklärung.
9. Wie kommunizieren Patienten mit dir?
Wenn die Software keinen sicheren Nachrichtenkanal hat, landest du wieder bei WhatsApp, und damit beim Problem aus diesem Artikel.
10. Ist die Datenschutzerklärung konkret?
Nebelige Formulierungen sind ein Warnsignal. Gute Anbieter benennen Dienstleister, Speicherorte, Fristen und Rechtsgrundlagen konkret.
Wie Wellnerapy die Liste beantwortet
Server in Frankfurt, AVV automatisch beim Onboarding, Verschlüsselung, Row-Level-Security je Praxis, KI-Verarbeitung in der EU-Region ohne Training auf deinen Daten, Export- und Löschfunktionen, offene Subprozessoren-Liste und eine sichere Inbox statt WhatsApp. Alle Details stehen öffentlich in unserer Datenschutzerklärung.
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