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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: 21.09.2026 · Version 2.8


1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Hayek Digital Consulting (Betreiber des Dienstes „Wellnerapy")
Inhaber: Timm Hayek
Ewaldsweg 14, 20537 Hamburg, Deutschland
E-Mail: info@wellnerapy.com
Telefon: 0176 38691383

2. Geltungsbereich und unsere Doppelrolle

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website und die Web-Anwendung von Wellnerapy, erreichbar unter wellnerapy.com bzw. app.wellnerapy.com (nachfolgend „App"). Wellnerapy ist eine White-Label-Anwendung für Praxen und Fachleute im Gesundheitsbereich (zum Beispiel Physiotherapie, Osteopathie, Coaching), über die Übungspläne, tägliche Check-ins, Fortschritte und die Kommunikation mit Patient:innen verwaltet werden.

Wir nehmen je nach Datenverarbeitung zwei unterschiedliche Rollen ein:

  • Eigene Verantwortlichkeit: Für Besucher:innen der Website sowie für die Daten der Praxen und Behandler:innen, die ein Konto bei uns abschließen (Kundenverhältnis, Abrechnung, Support), sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
  • Auftragsverarbeitung: Soweit Praxen Wellnerapy nutzen, um Daten ihrer Patient:innen zu verarbeiten (Pläne, Check-ins, Gesundheits- und Nachrichtendaten), ist die jeweilige Praxis Verantwortliche und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung der Praxis. Grundlage ist der mit der Praxis geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (zum Beispiel Kontoführung, Bereitstellung der App, Abrechnung).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aufgrund deiner Einwilligung (zum Beispiel bei optionalen Funktionen, externen Medien oder, soweit erforderlich, für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (zum Beispiel steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen).
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen (zum Beispiel IT-Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Funktionsfähigkeit der App).
  • Für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten): Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Gesundheitsvorsorge, Behandlung) in Verbindung mit der Verantwortlichkeit der jeweiligen Praxis.

4. Hosting und Server-Logfiles

Die App wird auf einem virtuellen Server von Hostinger International Ltd. (Larnaca, Zypern) bzw. Hostinger Operations UAB (Vilnius, Litauen) betrieben. Der Server steht im Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland (EU). Mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beim Aufruf der App werden technisch notwendige Daten automatisch verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert, insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene URL oder Ressource, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer-URL sowie Browser- und Gerätetyp (User-Agent).

Zweck ist die sichere und stabile Bereitstellung der App, die Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS). Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

5. Cookies, Schriftarten, lokale Speicherung und Einwilligung

Ohne deine Einwilligung verwenden wir auf der Website nur technisch notwendige Mechanismen. Werbe-Cookies von Drittanbietern setzen wir nicht ein. Analyse (PostHog) und externe Medien werden ausschließlich nach deiner Einwilligung geladen.

  • Sitzungs- und Authentifizierungs-Cookies: Zur Anmeldung und sicheren Aufrechterhaltung deiner Sitzung (bereitgestellt über unseren Authentifizierungsdienst Supabase). Ohne diese ist eine Anmeldung nicht möglich.
  • Lokale Speicherung (localStorage) im Browser: Für Komforteinstellungen wie die Wahl zwischen Hell- und Dunkelmodus, gespeicherte Ansichts- und Filtereinstellungen sowie die Speicherung deiner Cookie-Auswahl. Diese Daten verbleiben auf deinem Gerät und werden nicht an uns übertragen.
  • Schriftarten ohne Drittanbieter-Kontakt: Die Website liefert ihre Schriftarten selbst aus. In der App werden die von der jeweiligen Praxis gewählten Marken-Schriften ebenfalls ausschließlich über unseren eigenen Server bereitgestellt (serverseitiger Font-Proxy mit Zwischenspeicher). Dein Browser baut dafür keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern auf; es wird keine IP-Adresse von dir an solche Dienste übertragen. Lediglich unser Server ruft die Schriftdateien einmalig und ohne Nutzerdaten ab.
  • Externe Medien nur mit Einwilligung: Die Terminbuchung (Cal.com) und das Demovideo (Wistia) werden erst geladen, wenn du im Cookie-Banner ausdrücklich zustimmst. Vorher wird keine Verbindung zu diesen Anbietern aufgebaut und es werden keine Daten an sie übertragen. Bei Zustimmung können diese Anbieter Cookies setzen und Daten (zum Beispiel IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten) verarbeiten. Deine Auswahl kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß ändern oder widerrufen.
  • Statistik nur mit Einwilligung: Für die anonyme Reichweitenmessung nutzen wir PostHog (EU-Hosting). PostHog wird erst geladen, wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Statistik" zustimmst. Details siehe Abschnitt zur Reichweitenmessung.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Speicherung ist § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; hierfür ist keine Einwilligung erforderlich. Für das Laden externer Medien ist deine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Grundlage.

6. Registrierung und Konto (Praxen und Behandler:innen)

Für die Nutzung des Praxis-Backends legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich verschlüsselt und gehasht gespeichert), Name und Rolle der Praxis oder Einrichtung, Teamgröße sowie deine Angaben zur Zielsetzung. Optional verarbeiten wir Branding-Angaben (Logo, Marken- und Sekundärfarbe, Schriftart, Website-Adresse).

Authentifizierung, Datenbank und Datei-Speicher werden über Supabase Inc. (Rechenzentrum in der EU, Region Frankfurt oder Zentraleuropa) bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Rahmen der Registrierung schließt du zudem den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab; Annahme und Zeitpunkt werden dokumentiert.

7. Vertragsabwicklung und Zahlungen (Stripe)

Für die kostenpflichtige Nutzung wickeln wir Zahlungen über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; ggf. Stripe, Inc., USA). Beim Abschluss eines Abonnements erfassen wir bzw. Stripe insbesondere: Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, gewählter Tarif sowie Zahlungsmittel-Daten (Karte oder SEPA-Lastschrift). Die vollständigen Zahlungsdaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet; wir erhalten diese nicht im Klartext.

Wir speichern in unserem System lediglich Abo-Status, Tarif, nächste Fälligkeit sowie eine Stripe-Kunden- und Abonnement-Kennung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Stripe.

8. E-Mail-Kommunikation (Resend)

Für den Versand von E-Mails (zum Beispiel Einladungen, Benachrichtigungen, tägliche Erinnerungen sowie automatisierte E-Mail-Serien und Rundmails) nutzen wir den Dienst Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden die E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht verarbeitet. Zu jedem Versand wird ein Protokoll (Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus) gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für werbliche Rundmails ist die jeweilige Praxis verantwortlich und benötigt eine entsprechende Rechtsgrundlage (zum Beispiel Einwilligung).

Öffnungsmessung nur bei Praxis-Mails: In E-Mails an Praxen (z. B. Hinweise zur Testphase oder zum Kontostatus) kann ein Zählpixel enthalten sein, mit dem wir erkennen, ob eine E-Mail geöffnet wurde. Wir nutzen dies, um die Verständlichkeit unserer Hinweise zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). E-Mails an Patientinnen und Patienten enthalten kein Zählpixel und werden nicht ausgewertet.

Werbliche Inhalte und Abmeldung: Enthält eine E-Mail an eine Praxis werbliche Inhalte (z. B. Angebote zur Reaktivierung), geschieht dies auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG gegenüber bestehenden Kunden. Jede solche E-Mail enthält einen Abmelde-Link; nach Abmeldung erhält die Praxis nur noch vertraglich erforderliche Hinweise (Rechnungen, Sicherheits- und Löschinformationen).

9. Nutzung der Patienten-App und Gesundheitsdaten

Patient:innen nutzen die App auf Einladung ihrer Praxis. Dabei werden im Auftrag und unter Verantwortung der Praxis insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Konto- und Anmeldedaten.
  • Übungs- und Plandaten: zugewiesene Übungen, Gewohnheiten, Trainingspläne und Notizen.
  • Fortschritts- und Check-in-Daten: erledigte Übungen, Schmerz- und Belastungsangaben, tägliche Wohlbefindens-Check-ins (zum Beispiel Stimmung, kleine Erfolge, Zeit für sich) sowie der Therapietreue-Streak.
  • Kommunikationsdaten: Nachrichten zwischen Patient:in und Praxis sowie optionale Datei-Anhänge.
  • Videoaufnahmen der Übungsausführung (freiwillig): von Patientinnen und Patienten selbst erstellte kurze Aufnahmen inkl. Zeitpunkt, Dateigröße und zugehöriger Übung (siehe Abschnitt 19).

Ein Teil dieser Angaben, insbesondere Check-in-, Wohlbefindens-, Schmerz- und Nachrichteninhalte, kann Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO darstellen. Diese werden mit besonderer Sorgfalt verarbeitet.

Technisch ist durch eine mandantenweise Zugriffstrennung (Row-Level-Security) sichergestellt, dass nur die zuständige Praxis und die betroffene Person selbst auf ihre Daten zugreifen können.

10. Support-Zugriff auf Praxis-Konten

Zur Fehlerbehebung oder auf Anforderung einer Praxis kann unsere Plattform-Administration das Praxis-Konto im Support-Modus einsehen. Jeder solche Zugriff wird mit Zeitpunkt, handelnder Person, betroffener Praxis und Anlass protokolliert; die Praxis kann das Protokoll einsehen. Es werden nur die für den Anlass erforderlichen Daten zur Kenntnis genommen.

11. Übungsvideos (YouTube) in der App

Die Übungsbibliothek der App enthält Videos, die über YouTube (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Muttergesellschaft Google LLC, USA) eingebettet sind. Wir verwenden den datenschutzfreundlichen Modus (youtube-nocookie.com) und eine Zwei-Klick-Lösung: Zunächst wird nur ein Vorschaubild angezeigt, das über unseren eigenen Server ausgeliefert wird – dabei wird keine Verbindung zu Google aufgebaut. Erst wenn du auf „Abspielen“ tippst, wird der YouTube-Player geladen. Ab diesem Zeitpunkt verarbeitet YouTube als eigenständiger Verantwortlicher Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten) nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen (policies.google.com/privacy). Deine Entscheidung „Auf diesem Gerät immer erlauben“ wird lokal auf deinem Gerät gespeichert und kann durch Löschen der Website-Daten zurückgesetzt werden.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); für die damit verbundene Übermittlung in die USA Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

12. KI-gestützte Funktionen

Wir setzen KI-Funktionen ein, um die Arbeit der Praxis zu unterstützen, zum Beispiel: Vorschläge für Übungspläne, Antwortvorschläge im Nachrichten-Postfach, Ergänzung von Übungsbeschreibungen sowie das Strukturieren von Kontaktdaten bei einem Massenimport.

Hierfür werden die jeweils erforderlichen Inhalte an Amazon Web Services (AWS Bedrock) übermittelt und dort von einem KI-Modell (Anthropic Claude) verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in der Region Frankfurt (Deutschland, EU). Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Die KI erstellt ausschließlich Vorschläge; die Entscheidung trifft stets ein Mensch (Behandler:in). Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zur Qualitätssicherung und Fehleranalyse speichern wir die an die KI übermittelten Eingaben und die erzeugten Vorschläge für 90 Tage; danach werden sie automatisch gelöscht. Zugriff hat ausschließlich unsere Plattform-Administration.

13. Terminbuchung (Demo-Call und Praxis)

Auf unserer Website bieten wir die Buchung eines kostenlosen Demo-Calls an. Dafür binden wir den Kalenderdienst Cal.com über dessen europäische Instanz (app.cal.eu, Hosting in der EU) ein. Der Kalender wird erst geladen, wenn du im Cookie-Banner dem Laden externer Medien zustimmst. Bei der Buchung werden Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Terminwunsch bei Cal.com verarbeitet. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Cal.com. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Sofern eine Praxis in der App eine eigene Terminbuchung aktiviert, ist die jeweilige Praxis für die Auswahl und Einbindung verantwortlich.

14. Demovideo (Wistia)

Auf der Startseite bieten wir ein kurzes Demovideo an, das über den Dienst Wistia (Wistia, Inc., USA) bereitgestellt wird. Das Video und der zugehörige Player werden erst geladen, wenn du im Cookie-Banner externen Medien zustimmst. Erst dann kann Wistia Cookies setzen und Daten (zum Beispiel IP-Adresse, Geräte- und Nutzungsdaten) verarbeiten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Wistia.

15. Reichweitenmessung und Statistik (PostHog)

Zur anonymen Analyse der Nutzung unserer Website setzen wir PostHog ein (PostHog EU Cloud, Hosting in der Europäischen Union). Erfasst werden dabei aufgerufene Seiten, Klicks auf Schaltflächen und Links (Autocapture), benannte Ereignisse wie das Anklicken von „Demo-Call buchen“, „14 Tage testen“ oder der Login-Schaltflächen, Verweisquelle, ungefähre Herkunft sowie technische Angaben zu Browser und Gerät. Diese Daten nutzen wir ausschließlich, um die Website zu verbessern. PostHog wird ausschließlich geladen, wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Statistik" zustimmst. IP-Adressen werden dabei nur gekürzt verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert; es findet kein Verkauf von Daten statt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen.

16. Bewerbungen über die Karriereseite

Auf unserer Karriereseite kannst du dich auf offene Positionen bewerben. Die Bewerbung erfolgt per E-Mail an info@wellnerapy.com; ein Online-Formular setzen wir bewusst nicht ein. Verarbeitet werden die Daten, die du uns in deiner Nachricht übermittelst, typischerweise Name, E-Mail-Adresse, beruflicher Werdegang und deine Angaben zur Motivation.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Bewerbungsverfahrens). Deine Unterlagen werden ausschließlich zur Prüfung deiner Bewerbung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir Bewerbungsdaten spätestens nach sechs Monaten, sofern du keiner längeren Speicherung für künftige Positionen ausdrücklich zugestimmt hast.

17. Empfänger und eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

Zur Bereitstellung der App und der Website setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO bestehen bzw. bei externen Medien deine Einwilligung Grundlage ist:

DienstleisterZweckOrt / Sitz
Supabase, Inc. (USA)Datenbank, Authentifizierung, Datei-SpeicherVerarbeitung ausschließlich in der EU-Region Frankfurt am Main (eu-central-1); Standardvertragsklauseln für etwaigen Support-Zugriff
Hostinger International Ltd. / Hostinger Operations UABServer-Hosting der AnwendungZypern / Litauen; Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland (EU)
Amazon Web Services EMEA SARL (AWS Bedrock, Anthropic Claude)KI-gestützte FunktionenRegion Frankfurt, Deutschland (EU)
Stripe Payments Europe, Ltd. (ggf. Stripe, Inc.)Zahlungsabwicklung, RechnungenIrland (EU) / USA
Resend, Inc.Versand transaktionaler und automatisierter E-MailsUSA
Cal.com (europäische Instanz app.cal.eu)Terminbuchung Demo-Call (nur mit Einwilligung)EU
Wistia, Inc.Demovideo auf der Startseite (nur mit Einwilligung)USA
PostHog (EU Cloud)Reichweitenmessung und Produktanalyse (nur mit Einwilligung)EU
YouTube / Google Ireland Ltd. (Google LLC, USA)Eingebettete Übungsvideos in der App (nur nach Zustimmung, Zwei-Klick)Irland / USA

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist (zum Beispiel gegenüber Behörden aufgrund rechtlicher Verpflichtung).

18. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Dienstleister mit Sitz oder Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden (insbesondere Stripe, Resend und Wistia in den USA sowie – nur nach deiner Zustimmung beim Abspielen – YouTube/Google), erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO. Dazu zählen die EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) und, soweit die Anbieter zertifiziert sind, das EU-U.S. Data Privacy Framework. Bei externen Medien erfolgt die Übermittlung zusätzlich auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Auf Wunsch stellen wir dir weitere Informationen zu den getroffenen Garantien zur Verfügung.

19. Von Patientinnen und Patienten hochgeladene Übungsvideos

In der Wellnerapy-Anwendung können Patientinnen und Patienten auf Wunsch kurze Videoaufnahmen ihrer Übungsausführung erstellen und ihrer behandelnden Praxis zur Verfügung stellen. Da solche Aufnahmen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand zulassen, handelt es sich um Gesundheitsdaten und damit um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

Verantwortlichkeit: Verantwortlich für diese Verarbeitung ist die jeweilige Praxis, die die Anwendung nutzt. Wellnerapy verarbeitet die Aufnahmen ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist vor der ersten Aufnahme durch die behandelnde Praxis einzuholen. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Freiwilligkeit: Die Nutzung der Videofunktion ist freiwillig. Aus einer Nichtnutzung entstehen keine Nachteile für die Behandlung; die übrigen Funktionen der Anwendung stehen unverändert zur Verfügung.

Umfang und Zugriff: Verarbeitet werden die Videodatei selbst sowie technische Metadaten (Zeitpunkt der Aufnahme, Dateigröße, Zuordnung zur jeweiligen Übung). Zugriff haben ausschließlich die berechtigten Mitglieder des Behandlungsteams der jeweiligen Praxis. Eine Auswertung zu Werbe- oder Profilingzwecken findet nicht statt.

Speicherort und Sicherheit: Die Aufnahmen werden verschlüsselt übertragen (TLS) und verschlüsselt auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland, gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Der Zugriff ist mandantenweise getrennt, sodass eine Praxis ausschließlich die Aufnahmen ihrer eigenen Patientinnen und Patienten sehen kann.

Speicherdauer: Hochgeladene Anhänge, also auch Videoaufnahmen, werden 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht. Unabhängig davon kann die Praxis Patientinnen und Patienten samt deren Daten jederzeit selbst löschen. Nach Beendigung des Vertrags mit der Praxis werden die Aufnahmen gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rückmeldungen der Praxis: Kommentare, mit denen die Praxis auf eine Aufnahme antwortet, werden ebenso behandelt wie die Aufnahme selbst und unterliegen denselben Schutzmaßnahmen und Löschfristen.

20. Chat-Assistent „Paul“

Auf dieser Website bieten wir einen Chat-Assistenten an, der Fragen zu Wellnerapy beantwortet. Er trägt den Namen „Paul“ und ist im Chatfenster durchgehend als KI-Assistent gekennzeichnet; es handelt sich nicht um einen Menschen.

Einwilligung: Der Chat wird erst geladen, nachdem du der Kategorie „Chat-Assistent“ im Cookie-Dialog zugestimmt hast. Ohne diese Zustimmung wird weder das Chatfenster geladen noch eine Verbindung zu unseren Servern aufgebaut. Die Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; du kannst sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Verarbeitete Daten: Verarbeitet werden der Inhalt deiner Nachrichten, die Antworten des Assistenten, die aufgerufene Seite sowie ein Zeitstempel. Deine IP-Adresse wird nicht gespeichert; aus ihr wird zusammen mit einem geheimen Zusatzwert und dem Tagesdatum ein nicht umkehrbarer Prüfwert gebildet, der ausschließlich dazu dient, eine übermäßige Zahl von Anfragen zu erkennen. Er wechselt täglich und lässt keinen Rückschluss auf die IP-Adresse zu.

Speicherort: Die Verarbeitung erfolgt auf Servern in Frankfurt am Main (Supabase, Region eu-central-1), technisch getrennt von der Wellnerapy-Anwendung. Die Erzeugung der Antworten läuft über AWS Bedrock in der Region Frankfurt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Speicherdauer: Chatverläufe werden 90 Tage nach der letzten Aktivität automatisch gelöscht.

Keine Gesundheitsdaten: Der Chat ist ausschließlich für Fragen zum Produkt gedacht. Bitte gib dort keine Patientendaten und keine Angaben zu deiner eigenen Gesundheit ein. Ein Filter erkennt entsprechende Eingaben und blockiert sie, bevor sie weiterverarbeitet werden; ein solcher Filter kann jedoch nicht jeden Fall erfassen. Im Chatfenster weisen wir zusätzlich darauf hin.

Kontaktaufnahme über den Chat: Wenn du im Chat deine E-Mail-Adresse hinterlässt, um eine Antwort unseres Teams zu erhalten, verarbeiten wir diese zur Bearbeitung deiner Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Der Zeitpunkt deiner Einwilligung und der Wortlaut, dem du zugestimmt hast, werden dabei dokumentiert.

Keine automatisierte Entscheidung: Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und erstellt keine Profile. Seine Auskünfte erfolgen ohne Gewähr und ersetzen keine Beratung.

21. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

DatenkategorieSpeicherdauer
Konto- und Stammdaten (Praxis und Patient:innen)Bis zur Löschung des Kontos bzw. Beendigung des Nutzungsverhältnisses; Patientendaten können von der Praxis und der betroffenen Person jederzeit gelöscht werden.
Gesundheits-, Check-in- und PlandatenFür die Dauer der Nutzung; Löschung auf Weisung der Praxis bzw. durch die betroffene Person.
Datei-Anhänge und Videoaufnahmen in NachrichtenAutomatische Löschung 30 Tage nach dem Hochladen.
Rechnungs- und ZahlungsbelegeGesetzliche Aufbewahrung (in der Regel 10 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB).
E-Mail-VersandprotokolleNur so lange wie zur Nachvollziehbarkeit der Zustellung erforderlich.
Server-LogfilesKurzfristig, anschließend Löschung.
KI-Eingaben und -Vorschläge (Qualitätssicherung)Automatische Löschung nach 90 Tagen.
Protokoll von Support-Zugriffen3 Jahre (Nachweispflicht gegenüber der Praxis nach Art. 28 DSGVO).
Daten nach Vertragsende (Praxis)Löschung innerhalb von 30 Tagen; Sicherungskopien werden im regulären Zyklus, spätestens 30 Tage später, überschrieben.
Cookie-Einwilligung (localStorage)Auf deinem Gerät, bis du sie zurücksetzt oder änderst.

22. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
  • Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Betrifft dein Anliegen Daten, die eine Praxis als Verantwortliche über die App verarbeitet, wende dich bitte zunächst an die jeweilige Praxis. Im Übrigen kannst du deine Rechte uns gegenüber unter info@wellnerapy.com geltend machen.

23. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist unter anderem die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsorts oder unsere zuständige Behörde:

Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI)
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Telefon: 040 428 54 4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Website: datenschutz-hamburg.de

24. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags bzw. die Nutzung der App erforderlich (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten). Ohne diese Daten können wir die App nicht oder nicht vollständig bereitstellen. Optionale Angaben sind als solche gekennzeichnet.

25. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. KI-Funktionen liefern lediglich Vorschläge, über deren Verwendung stets ein Mensch entscheidet (siehe Abschnitt 12).

26. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um deine Daten zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

  • Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
  • Authentifizierung und rollenbasierte Berechtigungen
  • Mandantenweise Datentrennung (Row-Level-Security) je Praxis
  • Abgesicherte Datei-Speicher
  • Regelmäßige Sicherungen
  • Betrieb in Rechenzentren innerhalb der EU

27. Minderjährige

Die App richtet sich an Fachleute im Gesundheitsbereich und deren Patient:innen. Werden Daten von Minderjährigen verarbeitet, ist hierfür die jeweilige Praxis als Verantwortliche zuständig und hat die erforderlichen Einwilligungen (zum Beispiel der Sorgeberechtigten) einzuholen.

28. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen oder der rechtlichen Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf der App veröffentlichte, aktuelle Fassung.

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